Administration har blivit en allt viktigare funktion på ett företag. Arbetsuppgifterna spänner över ett brett fält och innebär många gånger insatser som inte är särskilt synliga för andra i företaget. Därför kallas ibland de viktiga administratörerna för ”spindlarna i nätet”.
– Ja, administration kan verkligen handla om allt möjligt, säger Malin Gustafsson på GVAB.
Malins huvudsakliga uppgift är företagets ekonomi. Här ingår lönehantering, fakturering, bokföring och andra typer av ekonomiska projekt och aktiviteter. Hon jobbar också med marknadsföring och interna saker som dyker upp och behöver hanteras, samt utåt mot myndigheter. Hon har hand om del personalärenden, som spontana personalsamtal, men håller inte utvecklingssamtal.
– Jag jobbar mycket ”på ytan” och försöker göra så gott jag kan. Det är roligt att ha kunskap om lite allt möjligt, men det kan också bli svårt. Du hinner aldrig tränga ner på djupet. Därför är det väldigt värdefullt att ha en bra arbetsgivarorganisation, säger hon.
”Att jobbet innehåller så många olika saker är charmen med att vara administratör. Men man kan inte alltid säga ja. Vissa saker kan andra lösa lika bra som jag.”
Hon är gift med nuvarande ägaren, Fredrik Gustafsson, och de driver GVAB tillsammans. Men det är lätt hänt att andra inte ser den nytta hon gör, menar Malin. Administratörsnätverket har på så sätt blivit en ventil och stödpunkt för henne. Här möts många ”spindlar i nätet” antigen fysiskt eller digitalt. Aktuella, viktiga teman tas upp och administratörerna knyter kontakter.
– Att vi administratörer ofta är kvinnor i små företag, ibland gifta med ägaren, gör träffarna extra givande. Vi kan relatera till varandra som personer, inte bara yrkesmässigt, säger hon.
”Måste våga ta kontakt”
Hon är väldigt nöjd med de initiativ Plåt & Ventföretagen har tagit de sista åren för att stödja sina medlemmar och uppskattar hur enkelt det är att nå fram till personer på kansliet för att få hjälp. Det händer också att hon tar telefonen och ringer upp någon av de andra medlemmarna i administratörsnätverket, för att prata eller be om råd.
– Du måste själv våga ta kontakt, det gäller i båda fallen. Tänk inte ”de är de där som sitter i Stockholm och de bryr sig inte”. Se på förbundet som experter och bollplank och på kollegorna i olika nätverk som just kollegor – inte konkurrenter, säger hon.
Malin är utbildad grundskollärare för årskurs 1–7. För flera år sedan fick hon upp ögonen för att det faktiskt går att byta yrkesbana här i livet och började som vd-assistent på ett tryckeri. När flyttlasset gick tillbaka till Norrland fick hon jobb på ett fondplaceringsbolag som ekonomiassistent. Samtidigt undrade hennes svärfar, dåvarande ägaren till GVAB, om hon kunde ta över bokföringen på företaget.
– I början var vi så pass små att det gick att kombinera jobben. Men när vi växte var jag tvungen att göra ett val, säger hon.
Hon lärde sig bokföring på Medborgarskolan, tog en kurs i företagsekonomi och på det en extra kurs i bokföring.
– Det var en början i alla fall. Sedan lärde mig svärfar det han kunde och jag fick också stor hjälp av en redovisningskonsult som lärde mig ännu mer.
Plussar på med nytt uppdrag
Nyligen tackade Malin ja till uppdraget som förtroenderevisor i Plåt & Ventföretagen. Förtroenderevisorerna ska bland annat se till att de förtroendevalda i styrelsen och sektionerna samt förbundets anställda följer stadgar och ramverk, till exempel runt traktamenten och reseräkningar.
– Jag tycker att det är kul att lära mig nya saker. Som person är jag nyfiken, vetgirig, gillar ordning och reda. Jag vill förstå varför jag ska göra en viss sak, inte bara utföra den automatiskt. Och framför allt: om man vill tycka till behöver man engagera sig och bli duktig, säger hon.
Vikten av uppskattning går knappt att underskatta, säger hon. I vardagen förväntas alla på företaget se till att allt rullar på, men det gäller att minnas allas insats.
– Faktisk upplever jag att vi administratörer har blivit mer synliga på sista tiden. Vi får större uppskattning för det vi gör än tidigare och det känns väldigt bra!
Malins typiska arbetsdag
08.00 Kommer till jobbet och har en lista med saker att göra. Medarbetare frågar om sina semesterdagar och telefonen ringer. Vardagen händer och listan blir längre.
08.30 Går igenom mejl. Korrektur på ny reklampenna och hjälper kund som vill köpa filter. Svarar på samtal som ingen annan hinner ta.
09.30 Sammanställer ekonomin för stora pågående projekt och resonerar sedan med projektledarna.
11.00 Lunch.
11.30 Rapporterar moms och sociala avgifter samt svarar Försäkringskassan på inkomstförfrågan.
12.30 Fakturerar och svarar i telefonen (både mina och andras samtal).
14.00 Förbereder personalmöte, diskuterar arbetskläder med leverantör, läser på och sammanställer info kring lönerevision.
15.00 Stämmer av en faktura med verkstadspersonalen. Hjälper en annan medarbetare att registrera ett ärende i miljö- och kvalitetssystemet. Dokumenterar det som diskuterades på senast Mål-mötet.
16.30 Beställer hämtning av en pall som ska skickas. Fixar fika till personalmötet.
17.00 Dagen är slut.
Grubbe Ventilation AB i Umeå
• Företag inom ventilation, plåt och kyla som erbjuder totallösningar – från problemlösning till försäljning. Erbjuder montage, service och underhåll. 17 medarbetare.
• Stor, modern, alltid bemannad verkstad där tillverkning sker utifrån kundens önskemål. Större leveranser av rektangulära kanaler och ventilationsdetaljer till branschkollegor. Även leveranser av bleck, beslag med mera till byggfirmor och privatpersoner.
• Arbetar till största del lokalt, med en radie på 10 mil.
