Ordning och reda i projekten, tidrapporteringen och faktureringen. Alltfler plåtslagerier och ventilationsbolag har insett fördelarna med det webbaserade verksamhetsstödet Projektportalen, som är specialutvecklat för hantverksbranschen. Medlemmar i Plåt & ventföretagen får dessutom bra rabatt när de tecknar avtal.
Det började för drygt sex år sedan när Projektportalens grundare, Martin Ahlström, som själv under många år har drivit ett plåtslageri med 25 anställda, insåg att han saknade ett riktigt bra tids- och projektledningssystem anpassat för branschen. Sagt och gjort, han startade Projektportalen, tillsammans med Per Assarsson. I ett nära samarbete med Plåt & Ventföretagen utvecklades det verktyg som idag används av över 200 företag och har 2500 dagliga användare. Projektportalen har under det senaste året vuxit med två personer. Stefan Bergström är försäljningschef och senaste tillskottet är David Persberg som ansluter till Sälj & Supportteamet.
– Det som gör Projektportalen unikt är att det är ett branschanpassat verktyg som är utvecklat i nära samarbete med användarna, nämligen plåtslagare, ventilationstekniker och andra hantverksyrken, säger Stefan Bergström och tillägger:
– Det betyder bland annat att det är enkelt att känna igen sig i verktyget och att underlagen känns igen i form av egenkontroller, arbetsmoment och annat. Det är en stor fördel när man är ny kund, och kanske inte är så van med digital rapportering. Du får en bra grundstomme redan från dag ett helt enkelt.
Dagliga uppföljningar
Enklare administration, bättre koll på tider och projekt samt möjlighet för alla i företaget att i realtid kunna följa och interagera i varje enskilt projekt. Fördelarna med Projektportalen är många, menar Stefan, men framför allt handlar det om att spara tid, ha koll på sina projekt och kunna fakturera rätt jobb i rätt tid.
– Den stora skillnaden är att du får in tiderna dagligen, samlade och i samma format. Då kan du göra dagliga uppföljningar. Du vet att du debiterar rätt kund och rätt projekt och slipper de eftersläp som det lätt blir med analoga system. Det är inte minst viktigt i sämre tider, då man måste få in sina pengar snabbt och slippa agera bank åt sina kunder.
Projektportalen är under ständig utveckling, berättar Stefan Bergström. En viktig del i detta är att ta in och lyssna på användarnas önskemål och idéer.
– En av de senaste uppdateringarna är ett exempel på just detta. När många av våra användare efterfrågade ett bättre sätt att kunna se vad de har att fakturera på projekt och serviceordrar så adderade vi den funktionen.
Bättre hantering av dokument
Ytterligare ett exempel handlar om utökad funktionalitet i hanteringen av dokument.
– Det handlar om att kunna släppa in beställare, direktredigera dokument samt kunna se tidigare versioner. Den utvecklingen pågår just nu och är ett resultat av kundernas önskemål.
Under det gångna året har Projektportalen även lanserat ett helt nytt, mer användarvänligt, webbutseende som gör det enklare att navigera.
– En annan stor fördel, för dem som jobbar ute på fältet och ska rapportera in sina tider och projekt, är att vi har en egenutvecklad applösning. Så du slipper att försöka knappa in dina tider i ett pyttelitet webbgränssnitt på telefonen. Vårt gränssnitt är väl anpassat för telefonen, med stora knappar.
Vad har ni för nyheter på gång framöver?
– Just nu är vi inne i en fas med flera parallella utvecklingar. I nästa version kommer det finnas möjlighet att fakturera direkt ur systemet. Det innebär att man kan bifoga nyttig information till kund med fakturan direkt från Projektportalen. Detta kommer under sommaren, säger Stefan Bergström.
Ytterligare en nyhet, som lanseras senare i år, är Projektportalens statistikverktyg.
– Verktyget kan bygga statistikrapporter efter behov och önskemål. Till exempel kan det visa overheadkostnader i bolaget, eller vilka av kunderna som är lönsamma att jobba med. Man kan se hur stor del som är ÄTOR, det vill säga ändringar, tillägg och avvikelser, under ett år. ÄTOR står för stora kostnader och är viktiga att ha koll på. Statistikverktyget gör det möjligt att grunda sina beslut på fakta istället för magkänsla, säger Stefan och tillägger:
– Båda dessa nyheter är ett typexempel på sådant som har kommit ur vår ständigt pågående dialog med användarna. Och självklart erbjuder vi support som hjälper alla kunder att komma igång med dessa nya funktioner.
Text: Karin Cedronius
Foto: Projektportalen, Björn Petrén & Stefan Evertson
Publicerad: 2020-06-23
(Artikeln ursprungligen publicerad i PVMagasinet #5.2020)
Fakta om Projektportalen
Plåt & Ventföretagen är med både som utvecklare och delfinansiärer i Projektportalen och erbjuder alla sina medlemmar rabatter. De som väljer årsfaktura med 12 månaders bindningstid får en rabatt på 28 procent för månadslicenser. De som föredrar kvartalsfakturering med en 3 månaders bindningstid får en rabatt på 21 procent. Kostnaden avgörs av antalet upplagda användare i Projektportalen.
Läs mer här.
